Databehandleraftale

Parterne

Denne databehandleraftale ("Aftalen") indgås mellem:

Den dataansvarlige ("Coachen"):
[Navn / virksomhed] · [CVR-nr.] · [adresse] · [e-mail]

og

Databehandleren ("Scineo"):
Vinther Health & Performance ApS · CVR 42152196 · privacy@scineo.dk

Når en organisation køber adgang. Har en organisation, fx en klub eller en virksomhed, købt adgang efter Scineos erhvervsvilkår, er organisationen den dataansvarlige og part i Aftalen, og "Coachen" betyder i Aftalen organisationen. De coaches, der bruger platformen som medlemmer af organisationen, handler på organisationens vegne og efter dens instruks. Aftalen er da et bilag til erhvervsvilkårene og accepteres ved købet. Organisationens ejer i platformen kan se og arbejde med klienterne hos organisationens coaches på samme måde som deres coach (sekundær coach).

1. Baggrund og formål

Coachen bruger Scineos platform til at programmere, gennemføre og måle neuro-kognitiv træning og hjernerystelses-rehabilitering for sine klienter. Ved denne behandling er Coachen dataansvarlig, og Scineo er databehandler, der alene behandler personoplysninger på Coachens vegne og efter Coachens instruks. Scineo er et redskab til træning og måling — ikke diagnose eller medicinsk behandling.

2. Definitioner

Begreber som "personoplysninger", "behandling", "dataansvarlig", "databehandler", "den registrerede" og "særlige kategorier af personoplysninger" har den betydning, der følger af databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven.

3. Behandlingens genstand og varighed

Genstand, varighed, karakter og formål med behandlingen samt typer af personoplysninger og kategorier af registrerede fremgår af Bilag A. Aftalen løber, så længe Scineo behandler personoplysninger på Coachens vegne, og ophører, når kundeforholdet afsluttes, jf. pkt. 11 og 13.

4. Instruks

Scineo behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Coachen, herunder denne Aftale og Coachens brug af platformens funktioner. Instruksen omfatter at levere, drive og sikre platformen og at yde support og rette fejl, som beskrevet i Bilag A. Scineo underretter Coachen, hvis en instruks efter Scineos vurdering strider mod gældende databeskyttelsesret. Scineo behandler ikke oplysningerne til egne formål.

5. Fortrolighed

Scineo sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle oplysningerne, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og at adgang er begrænset til det nødvendige (rollebaseret adgangskontrol).

6. Behandlingssikkerhed (art. 32)

Scineo gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til risikoen — særligt fordi behandlingen omfatter helbredsoplysninger (art. 9). Foranstaltningerne er beskrevet i Bilag B.

7. Underdatabehandlere

Coachen giver Scineo generel forhåndsgodkendelse til at anvende de underdatabehandlere, der er anført i Bilag C. Scineo sikrer, at hver underdatabehandler er underlagt databeskyttelsesforpligtelser svarende til denne Aftale.

Scineo underretter Coachen om planlagte ændringer (tilføjelse/udskiftning) med rimeligt varsel, så Coachen kan gøre indsigelse.

8. Bistand til Coachen

Scineo bistår Coachen med, under hensyntagen til behandlingens karakter:

• at besvare anmodninger fra registrerede om at udøve deres rettigheder (indsigt, berigtigelse, sletning, dataportabilitet m.v.) — bl.a. via platformens eksport- og sletnings-funktioner,
• at overholde forpligtelserne til behandlingssikkerhed, anmeldelse af brud og konsekvensanalyser (DPIA), jf. art. 32–36.

9. Overførsel til tredjelande

Personoplysninger opbevares i EU/EØS. Hvis en underdatabehandler behandler oplysninger uden for EU/EØS (fx support), sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller et andet gyldigt overførselsgrundlag.

10. Brud på persondatasikkerheden

Scineo underretter Coachen uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom på et brud, og bistår med de oplysninger, Coachen skal bruge for at kunne anmelde til Datatilsynet (inden 72 timer) og eventuelt underrette de berørte.

11. Sletning eller tilbagelevering ved ophør

Ved Aftalens ophør sletter eller tilbageleverer Scineo efter Coachens valg alle personoplysninger og sletter eksisterende kopier, medmindre lovgivning kræver fortsat opbevaring. Coachen og de registrerede kan desuden til enhver tid selv eksportere eller slette data via platformen.

Lukkes en organisations konto, fordi abonnementet ophører eller ikke bliver betalt, gemmes oplysningerne i 12 måneder fra lukningen, så kontoen kan genaktiveres, jf. erhvervsvilkårene. I den periode udleverer eller sletter Scineo oplysningerne efter organisationens anmodning. Er kontoen ikke genaktiveret, når perioden er gået, slettes eller anonymiseres oplysningerne.

12. Revision og tilsyn

Scineo stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af art. 28, og giver mulighed for og bidrager til revision, herunder inspektioner, der gennemføres af Coachen eller en anden revisor bemyndiget af Coachen. Underdatabehandlernes egne revisions-/ sikkerhedsrapporter kan indgå heri.

13. Varighed, ansvar og lovvalg

Aftalen gælder, så længe Scineo behandler personoplysninger for Coachen. Parternes ansvar følger af databeskyttelsesforordningen og den underliggende kundeaftale (for en organisation erhvervsvilkårene). Aftalen er underlagt dansk ret med værneting ved Coachens/Scineos hjemting, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.

14. Indgåelse

Aftalen indgås ved Coachens accept i Scineo-platformen ved onboarding (elektronisk accept med registrering af tidspunkt og version) og/eller ved underskrift nedenfor. For en organisation indgås Aftalen som bilag til erhvervsvilkårene, når organisationen accepterer dem ved købet; organisationens coaches bekræfter den desuden i platformen, før de bruger konsollen.

Bilag A — Oplysninger om behandlingen

• Formål: at levere trænings- og måleværktøjer til neuro-kognitiv træning og hjernerystelses-rehabilitering.
• Karakter: indsamling, registrering, import, opbevaring, visning, analyse og udtræk af klienters svar og resultater og af den træningsbelastning, Coachen importerer (se nedenfor).
• Varighed: så længe kundeforholdet består; sletning/anonymisering senest 12 måneder efter kontolukning/inaktivitet.
• Kategorier af registrerede: Coachens klienter (og Coachen selv); for en organisation også organisationens coaches.
• Typer af personoplysninger: almindelige (navn, e-mail, telefon, fødselsdato) og særlige kategorier — helbredsoplysninger (art. 9): skadesdato, kliniske noter, symptom- og fatigue-scorer samt trænings- og testresultater.
• Træningsbelastning fra klubbens egne systemer: Coachen kan uploade en CSV-fil, som Coachen selv har eksporteret fra klubbens GPS- eller RPE-system (fx Catapult, STATSports, Polar Team Pro eller Kinexon), og kan skrive RPE og varighed ind i hånden. Scineo har ingen forbindelse til leverandørernes systemer og henter intet derfra. Pr. klient (fx en spiller på et hold), dag og pas gemmes tal og en kort etiket for passet fra filen (fx "Træning" eller "Kamp"): varighed, total distance, distance i høj intensitet og i sprint, antal sprints, maksimal hastighed, antal accelerationer og decelerationer, leverandørens eget belastningstal, RPE og session-RPE. Filens andre talkolonner (fx puls eller HRV) gemmes kun, hvis Coachen krydser dem af i importen, og så med kolonnens overskrift; uden et kryds gemmes kun felterne ovenfor. Ud over etiketten gemmes ingen tekst fra filens rækker. Spillerens navn i filen bruges kun til at koble rækken til en af Coachens klienter og gemmes ikke, og rækker, der ikke kobles, gemmes ikke. Til hver import gemmes filens navn, tidspunktet og hvilke kolonner der blev brugt, så Coachen kan se importen og fortryde den, både fra holdets importside og fra belastningssiden for hver klient, der har rækker fra importen. Scineo behandler træningsbelastningen på samme måde som de øvrige trænings- og testresultater i denne Aftale.
• Formål med træningsbelastningen: at vise tallene ved siden af klientens egne målinger og træningspas i Scineo, dag for dag og uge for uge. Scineo regner session-RPE (RPE × minutter), når filen ikke selv har den, og viser summer pr. uge og et gennemsnit over fire uger. Scineo beregner ingen risikoscore eller vurdering af skaderisiko ud fra oplysningerne.
• Sletning af træningsbelastningen: oplysningerne slettes, når klienten slettes eller anonymiseres, og de indgår i klientens dataudtræk. Coachen kan fortryde en import; så slettes de rækker, der stadig stammer fra den import, og oplysningerne om selve importen.
• Scineos adgang til pseudonymiserede oplysninger om Coachens klienter: Scineos administratorer kan i platformens administrative visning af en coach se Coachens navn, e-mail og hold. Hver aktiv klient står under en kode i stedet for navnet, med træningsspor, hold, antal træningspas og reaktionstidsmålinger de seneste 30 dage, den seneste reaktionstid før et pas, den seneste forskel fra før til efter et pas og tidspunktet for seneste aktivitet. Herfra kan administratorerne kun hente et pseudonymiseret udtræk (CSV) for alle Coachens aktive klienter eller for et af Coachens hold, aldrig for udvalgte klienter, med klientens hold (holdets navn, som Coachen har skrevet det; Coachen bør derfor ikke give et hold en persons navn), målingerne, spørgeskemaernes samlede scorer og scorer pr. område (ikke svarene på de enkelte spørgsmål) og træningsbelastningen. Navn, e-mail, telefon, fødselsdato, fri tekst, programtitler og passenes etiketter er ikke med, passenes id er erstattet af en kode, og rækkerne er ordnet efter klientens kode. Klientens kode er de første 16 tegn af en HMAC-SHA256 over klientens interne id med en nøgle, der kun findes på Scineos server. Den er den samme i visningen, i udtrækket og i de to udtræk af spørgeskemasvar i næste punkt, så en klients oplysninger kan følges over tid og på tværs af dem. Pseudonymiserede oplysninger er stadig personoplysninger: Scineo har nøglen, datoer og klokkeslæt er bevaret, og med få klienter kan en person genkendes ud fra mønstret. Formålet med visningen og udtrækket er support og fejlretning: efter anmodning fra Coachen eller en af Coachens klienter, eller når Scineo opdager en fejl eller et sikkerhedsproblem, der berører Coachens konto.
• Scineos udtræk af spørgeskemasvar på tværs af coaches: Scineos administratorer kan hente to pseudonymiserede udtræk (CSV) med samtlige besvarelser i platformen af Scineos egne spørgeskemaer, SCINEO Mental Træthedsprofil og SCINEO Symptomprofil: fra alle klienter hos alle coaches og fra brugere uden en coach. Udtrækkene er ikke afgrænset til Coachens klienter eller til en periode og hentes uden Coachens medvirken. Hver række er én besvarelse med klientens kode, dato og klokkeslæt, hvornår i forløbet skemaet blev besvaret (fx ved baseline eller før eller efter et pas), skemaets version og svaret på hvert enkelt spørgsmål; udtrækket af Mental Træthedsprofil har også totalen. Symptomprofilens udtræk har desuden for hvert spørgsmål, om det blev besvaret eller sat til 0 i det adaptive forløb, om besvarelsen kom fra det fulde eller det adaptive forløb, klientens skadesgruppe ved besvarelsen (TBI, post-commotio eller ingen kendt skade) og klientens funktionsniveau i arbejde, studie eller sport (fx fuldt omfang eller sygemeldt). Navn, e-mail, klientens interne id og fri tekst er ikke med. Koden er den samme som i den administrative visning af en coach, så en besvarelse fra en af Coachens klienter kan kobles til Coachen og til klientens kode dér. Formålet er at validere de to spørgeskemaer (faktoranalyse og reliabilitet, herunder gentagne besvarelser fra samme person).
• Scineos adgang med navn: Pseudonymiseringen gælder kun visningen og udtrækkene ovenfor. Scineos administratorer har adgang til platformens liste over alle brugerkonti med navn og e-mail og kan åbne enhver klients profil med navn og alle oplysninger, hente klientens fulde dataudtræk (den samme JSON-fil, som Coachen og klienten selv kan hente, med kontaktoplysninger, noter og alle resultater) og klientens performance-rapport (PDF) med navn, og rette i profilen og slette den på samme måde som Coachen. Adgangen bruges kun til support og fejlretning, på samme betingelser som den pseudonymiserede adgang, og Scineo retter eller sletter kun i en profil, når Coachen eller klienten beder om det, eller når en fejl kræver det.
• Log over Scineos adgang: Hver gang en administrator åbner en af Coachens klienters profil, dataudtræk eller rapport eller handler på profilen, og administratoren hverken er klientens coach eller ejer af den organisation, klientens coach er medlem af, logges det: én række pr. administrator, klient og dag med antallet af adgange og tidspunktet for den seneste. Coachen kan få loggen for sine klienter udleveret ved at skrive til privacy@scineo.dk.
• Atlet-pladser: Har en organisation købt et antal atlet-pladser, tæller Scineo antallet af aktive klientprofiler hos organisationens coaches, coachernes egne profiler medregnet; en arkiveret klient tæller ikke. Tallet bruges til faktureringen og til at holde antallet inden for de købte pladser. Kun antallet bruges, ikke oplysninger om de enkelte klienter.
• Skift af coach: En klient kan kun være tilknyttet én coach. Skifter klienten via et invitationslink til en anden coach og accepterer skiftet, bliver profilen hos den gamle coach: den arkiveres, mister sit login og fjernes fra den gamle coachs hold, klientens programmer dér arkiveres, og den gamle coach får en note i journalen. Den gamle coach beholder profilen med alle data fra forløbet. Den nye coach får en ny profil med klientens navn og e-mail, og en kopi af klientens målinger fra øvelserne og PVT, klientens svar på spørgeskemaer og historikken i ansigt & navn følger med til den. Kopien laves på klientens egen anmodning: skift-dialogen siger, at målingerne og svarene følger med, og klienten accepterer skiftet. Journalnoter, noter på målingerne og spørgeskemaerne, programmer og hold bliver hos den gamle coach. Klienten kan bede den gamle coach om et udtræk af sine data fra forløbet.

Bilag B — Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

• Kryptering af data under transport (HTTPS/TLS).
• Kryptering af data ved lagring (database hos Neon).
• Rollebaseret adgangskontrol: en coach kan kun tilgå egne klienter, en klient kun egne data. Scineos administratorer er en fast liste af e-mailadresser og har adgang på tværs af alle coaches: pseudonymiseret i den administrative visning af en coach og i udtrækkene, og med navn på klienternes profiler, dataudtræk og rapporter. Adgangen er beskrevet i Bilag A.
• Log over administratorernes adgang med navn til andre coaches' klienter, jf. Bilag A.
• Pseudonymisering i Scineos administrative visning af en coach og i pseudonymiserede udtræk (HMAC-SHA256 med en nøgle, der kun findes på serveren), jf. Bilag A.
• Passwordløst login (engangskode pr. e-mail); ingen adgangskoder opbevares.
• Tidsbegrænsede sessioner.
• Databehandleraftaler med alle underdatabehandlere.
• Data opbevares i EU/EØS.
• Selvbetjent dataeksport (portabilitet) og sletning i platformen.

Bilag C — Godkendte underdatabehandlere